Miten säästää tulostuskustannuksissa – 9 vinkkiä ammattilaiselta

Jotkut halvat tulostimet käyttävät yhdistettyjä värikasetteja, jolloin yhden värin loppuessa joudut vaihtamaan koko kasetin – vaikka muut värit olisivat vielä täynnä. Tämä johtaa siihen, että heität käyttökelpoista mustetta roskiin ja joudut ostamaan uusia patruunoita useammin. Tulostimen elinkaaren aikana saatat kuluttaa musteeseen satoja euroja enemmän kuin itse tulostimeen.

Voit myös polttaa lompakkoosi reiän valitsemalla vääränlaisen tulostuspaperin. Älä käytä kallista erikoispaperia tai valokuvapaperia, ellet todella tarvitse sitä. Äläkä jätä kalliimpaa paperia tulostimeen vahingossa seuraavaa tulostuskertaa varten, kun saatat pian olla tulostamassa esimerkiksi vain tavallisen laskun.

Tulostimen ostaminen, jossa on liikaa ominaisuuksia tarpeisiisi nähden voi myös rokottaa pankkitiliäsi. Tarvitsetko todella väritulostinta, vai riittäisikö yksinkertaisempi mustavalkotulostin tarpeisiisi?

Se, että maksamme näitä hintoja osoittaa muste- ja tulostinmarkkinoinnin voiman sekä riippuvuutemme kotitulostamisen mukavuudesta. Onneksi tarjolla on monia keinoja vähentää tulostuskustannuksia välittömästi. Näillä keinoilla säästät rahaa monin tavoin ja tulokset näkyvät suoraan lompakossasi.

1. Aseta tulostimesi vedostilaan

Yksi yksinkertaisimmista tavoista vähentää musteen kulutusta on asettaa tulostimesi todella tekemään näin. Tulostimesi ohjelmistoasetuksista löytyy yleensä vaihtoehto tulostuslaadulle, kuten vedostila.

Tämä tila suihkuttaa vähemmän mustetta jokaiselle tulostetulle sivulle. Tulostimesta riippuen voit säästää 5–10 prosenttia mustetta per sivu, ja pitkällä aikavälillä tämä mustemäärän vähentäminen voi tuoda merkittäviä säästöjä.

Vedostila toimii monella eri tavalla. Usein tulostin yksinkertaisesti tulostaa vähemmän pieniä pisteitä, jotka muodostavat tekstin tai kuvan. Tuloksena on usein rakeisempaa tekstiä ja pikselöityjä kuvia, joten ammattimaisiin esityksiin vedostila ei yleensä sovellu.

Kuitenkin perustulostustöihin, jotka eivät vaadi parasta tulostuslaatua, vedostila on tehokas tapa pienentää mustekustannuksia. Lisäbonuksena useimmat mustesuihkutulostimet tulostavat vedostilassa myös huomattavasti nopeammin.

3. Tarkista tulostettava asiakirja ja tekemäsi työ huolellisesti

Tiedätkö sen tunteen kun olet saanut valmiiksi projektin tai asiakirjan valmiiksi, jonka valmistumista olet odottanut todella pitkään? Meillä InkKarissa se voisi olla vaikkapa myyntiennusteiden raportti, jonka ennusteet ovat osuneet oikeaan. Tässä kohtaa olemme saattaneet vähän turhan innokkaasti pistää tulostimen laulamaan ja kun paperit on tullut laitteesta ulos on huomattu, että joka paperista puuttuu sivunumerot. Tämän lisäksi kuvat on tulostettu mustavalkoisena, vaikka näin ei ollut tarkoitus tehdä.

Nyt sitten korjataan joka sivu ja kuva uudelleen. Eikä ainoastaan tuhlattu paperia, mutta myös aika iso määrä mustetta. Molemmissa olisi voitu säästää, jos oltaisiin tarkistettu asiakirja huolellisemmin. Suosittelemme tarkistamaan tulostettavat asiakirjat vaikka pariinkin kertaan ennen tulostamista.

Sama ohje pätee valokuvien tulostamiseen. Ennen kuin aloitat kuviesi siirtämisen paperille, suorita ainakin seuraavat korjaukset tai tarkistukset: kuvien rajaaminen ja punasilmäisyyden poisto, jotta et joudu heittämään kaikkia tulostamiasi kuvia välittömästi roskiin. Käytä valokuvien tulostamiseen tarkoitettua valokuvapaperia. Yksityiskohtaisen valokuvan tulostaminen paperille, joka ei ole tarkoitettu valokuville saattaa johtaa vain musteiseen sekamelskaan ja ainakin lievään pettymykseen.

4. Aseta tulostimesi tulostamaan mustavalkoisena

Useimmat mustesuihkutulostimet tulostavat oletusarvoisesti värillisenä. Tämä tarkoittaa sitä, että kulutat enemmän rahaa musteeseen. Jos et tarvitse värejä asiakirjaasi, säästä sitä. Vaikka värit voivat tehdä kaavioista ja taulukoista mielenkiintoisempia, niin monissa tapauksissa tiedot ovat käytännössä yhtä selkeitä mustavalkoisina.

Kun klikkaat tulosta-nappia, useimmat ohjelmistot avaavat tulostusikkunan, joka on täynnä erilaisia tulostinasetuksia. Useimmiten värillisestä mustavalkoiseen tulostamiseen siirtyminen on yhtä yksinkertaista kuin ruksin laittaminen valintaruutuun kyseisellä näytöllä.

Joissakin tapauksissa sinun täytyy klikata painiketta tulostinasetuksiin ja kaivella hieman sieltä löytyviä valikoita. Näet vaihtoehtoja paperikoolle, tulostussuunnalle ja vastaaville asetuksille. Löydät sieltä myös valikon, joka antaa sinun vaihtaa värillisestä tulostuksesta mustavalkoiseen, yksiväriseen tai harmaasävyyn.

Jotkut tulostimet käyttävät edelleen hieman värillistä mustetta mustan eri sävyjen luomiseen, mutta siirtymällä pois väritilasta vähennät merkittävästi musteen käyttöä ja säästät rahaa.

5. Osta parempi tulostin

Nykyään monet mustesuihkutulostimet ovat naurettavan halpoja, satunnaiseti jopa vain 30 Euroa. Näissä tapauksissa valmistajat saattavat itse asiassa menettää rahaa myymällä tulostimensa tappiolla odottaen, että he saavat tulonsa takaisin tulostinmusteesta. Ei siis ole yllättävää, että halvemmilla tulostimilla on usein tapana käyttää tulostamiseen huomattavasti enemmän mustetta.

Valmistajat ilmoittavat (melko) selkeästi kunkin tulostinmallin sivumäärät, antaen ainakin karkean arvion siitä, kuinka monta sivua kukin mustepatruuna tuottaa ennen kuin se loppuu. Joskus tämä tieto löytyy tulostimen teknisistä tiedoista, ja toisinaan se on samalla verkkosivulla, josta tilaat mustetta. InkKarissa ilmoitamme mustekasetin tuottaman sivumäärän termillä riittoisuus, jos se on selvitettävissä valmistajan tai tukkurimme kautta.

Halvemmat tulostimet tarjoavat lähes aina alhaisemman sivutuoton kuin mallit, jotka maksavat 250 tai 300 Euroa. Tulostustottumuksesi ovat kuitenkin myös tärkeitä. Jos tulostat harvoin, etkä kuluta paljoa mustetta tämän vuoksi, saattaa halvempi tulostin olla ihan sopiva valinta. Jos tulostat usein, käytä aikaa löytääksesi tulostimia, joilla on korkeammat sivumäärät per mustekasetti – tällöin myös rahalliset säästöt ovat suurempia.

6. Yksinkertaisesti – vähennä tulostamista

Kuulostaa yksinkertaiselta neuvolta, mutta kaikki tulostaminen ei ole välttämätöntä. Paperijätteen vähentäminen työpaikalla saattaa vaatia hieman toiminta- ja ajattelutapojen muutosta tiedon jakamisessa. Muistuta työntekijöitä suullisesti ja aseta ystävällisiä muistutuskylttejä jokaisen tulostuslaitteen lähelle. Näimme tällaisen yksinkertaisesti muotoillun kyltin erään asiakkaan työpaikalla: ”Kysy itseltäsi: kuinka monta kopiota todella tarvitsen?”

Liian usein kopioita tehdään esimerkiksi kokouksiin ja esityksiin, vaikka osallistujat mieluummin katselisivat asiakirjoja verkossa tai haluaisivat useamman kuin yhden PowerPoint-dian yhdelle sivulle. Verkkodokumentit voivat myös olla muokattavissa, joten ihmiset voivat tarkastella niitä kokouksen aikana ja sen jälkeen sekä lisätä muistiinpanoja tai seuraavia vaiheita. Lisäksi erilaisten jakelulistojen osalta suosittelemme tarkistamaan omasi säännöllisesti varmistaaksesi, että kaikki listalla olevat todella tarvitsevat jaettavan tiedon tulostettavassa muodossa.

7. Tulosta kaksipuolisia sivuja

Harkitse kaksipuolista tulostamista (tulostaminen molemmille puolille) vähentääksesi paperinkulutusta lähes puoleen. Erään pankin tutkimus osoitti, että jos organisaation jokainen työntekijä tulostaisi kaksipuolisia sivuja säästääkseen vain yhden paperiarkin viikossa, säästöt vastaisivat n. 700 000 Euroa vuodessa! Toki kyseisessä esimerkissä on suuri globaali yritys, mutta kaksipuolisen tulostamisen säästöt voivat olla merkittäviä myös pienemmissä organisaatioissa ja yrityksissä.

8. Säädä tulostettavan sivun marginaaleja

Useimmat Word-asiakirjat on asetettu 1 tai 1,25 tuuman marginaaleille. Marginaalien kaventaminen esimerkiksi 0,75 tai 0,5 tuumaan mahdollistaa paperin tehokkaamman käytön. Pienistä puroista tulee iso joki – pitkässä juoksussa säästät tulostuspaperia ja rahaa.

9. Pienennä ja valitse erilaisia fontteja

Samoin kuin marginaalien pienentäminen, kirjasinkoon pienentäminen esimerkiksi 10 pisteeseen 11 tai 12 pisteen sijaan vähentää paperinkulutusta ajan myötä.

Jotkut fontit kuluttavat vähemmän mustetta kuin toiset (vaikka vaikutus on epäilemättä vähäinen). Esimerkiksi Arial käyttää vähemmän mustetta kuin serif-fontit, kuten Times New Roman tai Garamond. Voit myös ostaa erilaisia mustetta säästäviä fonttisarjoja tietokoneeseesi, joka kirjaimellisesti muuttaa tavalliset fontit mustetta säästäviksi fonteiksi käyttämällä vähemmän pikseleitä kirjaimen tuottamiseksi – suosittelemme esimerkiksi ecofont.com-verkkosivustoa.

Bonusvinkki

Olet tullut tälle sivulle löytääksesi vinkkejä tulostin- ja mustekuluissa säästämiseen.

Kiitos siitä, toivottavasti pystyimme olemaan avuksi.

Mikäli olet aikeissa ostaa lähiaikoina mustekasetteja tai väriaineita netistä, kannattaa tutustua alla oleviin etuihin, joilla voit saada kaksi mustekasettia yhden hinnalla tai ilmaisen mustepatruunan.

TILAAJAEDUT